Облік матеріалу за місцем їх надходження та зберігання
Вступ
Матеріально-виробничі записи – це частина майна:
а) використовувана при виробництві продукції (сировини і основні матеріали);
б) призначена для продажу;
в) використовувана для управлінських потреб організації (допоміжні матеріали паливо, запасні частини і інше).
Основна частина матеріально-виробничих запасів використовується як предмети праці у виробничому процесі. Вони цілком споживаються в кожному виробничому циклі і повністю переносять свою вартість на вартість виробничої продукції.
Основними завданнями обліку матеріально-виробничих запасів є: контроль за збереженням матеріальних ресурсів, відповідністю складських запасів нормативом, за виконанням планів постачання матеріалами; виявлення фактичних витрат, пов'язаних із заготівкою матеріалів; контроль за дотриманням норм виробничого споживання; правильний розподіл вартості витрачених у виробництві матеріалів по об'єктах калькуляції; раціональна оцінка виробничих запасів.
Для правильної організації обліку матеріалів важливе значення мають їх класифікація, оцінка і вибір одиниці обліку.
1.Класифікація матеріалів.
Залежно від тієї ролі, яку грають різноманітні виробничі запаси в процесі виробництва, їх підрозділяють на наступні групи:
- сировини і основні матеріали
- допоміжні матеріали
- купувальні напівфабрикати
- відходи
- паливо
- тара і тарні матеріали
- запасні частини.
Сировина і основні матеріали – предмет праці, з яких виготовляють продукт і які утворюють матеріальну основу продукту.
Наприклад: в процесі виробництва пива до сировини відносяться ячмінь, солод, хміль, рис, цукор, кукурудзяна крупа.
У оброблювальній промисловості до основних матеріалів відносяться мука, тканина та інші.
Допоміжні матеріали – використовують для дії на сировину і основні матеріали, додання продукту певних споживчих властивостей або ж для обслуговування і догляду за знаряддям праці і полегшення процесу виробництва. У пиво індустрії це: кольєретка, кроненпробка, етикетка глизельгур, фільтркартон та інші.
Слід мати на увазі, що ділення матеріалів на основні і допоміжні носить умовний характер і не рідко залежить лише від кількості матеріалу, використаного на виробництво різних видів продукції.
Купувальні напівфабрикати – сировина і матеріали, що пройшли певні стадії обробки, але що не є готовою продукцією. У виготовленні продукції вони виконують таку ж роль, як і основні матеріали, тобто складають матеріальну основу.
Поворотні відходи виробництва – залишки сировини і матеріалів, що утворилися в процесі їх переробки в готову продукцію, що повністю або частково втратили споживчі властивості початкової сировини і матеріалів (ошурки, стружка). При виробництві пива до поворотних відходів відносяться: дробина, зростання, відсів, пивні дріжджі.
З групи допоміжних матеріалів окремо виділяють у зв'язку з особливістю їх використання паливо, тара і тарні матеріали, запасні частини.
Паливо підрозділяють на технологічне (для технологічних цілей), рухове (пальне) і господарське (на опалювання).
Тара і тарні матеріали – предмети, використовувані для упаковки, транспортування, зберігання різних матеріалів і продукції (мішки, ящики, коробки).
Запасні частини – використовують для ремонту і заміни деталей машин і устаткування, що зносилися.
2.Оцінка матеріалів.
Найважливішою передумовою організації обліку матеріалів є їх оцінка. На підставі Положення по бухгалтерському обліку «Облік матеріально-виробничих запасів» ПБУ 5/98. Затвердженого наказом Міністерства Фінансів Російської Федерації від 15 червня 1998г. №25Н.
1. Матеріально-виробничі запаси приймаються до бухгалтерського обліку до фактичної собівартості.
2. Фактичною собівартістю матеріально-виробничих запасів придбаних за платню, признається сума фактичних витрат організації на придбання за винятком податку на додану вартість і інших відшкодовуваних податків (окрім випадків, передбачених законодавством Російської Федерації).
Фактичними витратами на придбання матеріально-виробничих запасів можуть бути:
- Суми, що сплачуються відповідно до договору постачальнику (продавцем);
- Суми, що сплачуються організаціями за інформаційні і консультаційні послуги, пов'язані з придбанням матеріально-виробничих запасів;
- Митні збори і інші платежі;
- Не відшкодовувані податки, що сплачуються у зв'язку з придбанням одиниці матеріально-виробничих запасів;
- Винагороди, що сплачуються посередницькій організації, через яку придбані матеріально-виробничі запаси;
- Витрати по заготівці і доставки матеріально-виробничих запасів до місця їх використання, включаючи витрати по страхуванню.
Дані витрати включають, зокрема, витрати по заготівці і доставці матеріально-виробничих запасів, витрати за змістом заготовчо-складського апарату організації, витрати на послуги транспорту з доставки матеріально-виробничих запасів до місця їх використання, якщо вони не включені в ціну на запаси, встановлену договором, витрати по оплаті відсотків по кредитах постачальників (комерційних кредит) і тому подібні витрати. 13 склад даних витрат організації можуть так само відносити і витрати по оплаті відсотків по позикових засобах, якщо вони пов'язані з придбанням запасів і проведені до дати оприбутковування матеріально-виробничих запасів на складах організацій;
- Інші витрати, безпосередньо пов'язані з придбанням матеріально-виробничих запасів.
Не включається у фактичні витрати на придбання матеріально-виробничих запасів загальногосподарські і інші аналогічні витрати, окрім, випадків, коли вони безпосередньо пов’язані з придбанням матеріально-виробничих запасів.
Витрати по доведенню матеріально-виробничих запасів до стану, в якому вони придатні до використання в запланованих цілях, включає витрати організацій по доопрацюванню і поліпшенню технічних характеристик одержаних запасів, не пов'язані з виробництвом продукції, виконанням робіт і наданні послуг.
3. Фактичні собівартість матеріально-виробничих запасів при їх виготовленні силами організації визначається виходячи з фактичних витрат, пов'язаних з виробництвом даних запасів. Облік і формування витрат на виробництво матеріально-виробничих запасів, здійснюється організацією в порядку, встановленому для визначення собівартості відповідних видів продукції.
4. Фактична собівартість матеріально-виробничих запасів, внесених в рахунок внеску у встановлений (складочный) капітал організації, визначаються виходячи з грошової оцінки, узгодженої засновниками (учасниками) організації, якщо інше не передбачене законодавством Російської Федерації.
5. Фактична собівартість матеріально-виробничих запасів, одержаних організацією безоплатно, визначається виходячи з їх ринкової вартості на дату оприбутковування.
6. Фактична собівартість матеріально-виробничих запасів, придбаних в обмін на інше майно (окрім грошових коштів), визначається виходячи з вартості обмінюваного майна, по якій його було відбито в бухгалтерському бланку у цієї організації.
7. Фактична собівартість матеріально-виробничих запасів, в якій вони прийняті до бухгалтерського обліку, не підлягає зміні, окрім випадків, встановлених законодавством Російської Федерації і передбачених справжнім Положенням. Матеріально-виробничі запаси (окрім устаткування до установки і малоцінних і швидкозношувальних предметів), на які ціна в перебігу року знизилася, або які морально застаріли або частково втратили свою первинну якість, відображаються в бухгалтерському балансі на кінець звітного року за ціною можливої реалізації, якщо вона нижче за первинну вартість заготовляння (придбання), з віднесенням різниці в цінах на фінансові результати організації.
8. Організація торгівлі може витрати по заготівці і доставці товарів до центральних складів (баз), вироблювані до моменту їх передачі в продаж, включити до складу витрат звернення.
Товари, придбані організацією для продажу, оцінюються за вартістю їх придбання. Організаціям, здійснюваних роздрібну торгівлю, дозволяється проводити оцінку придбаних товарів за продажною (роздрібної) вартістю з окремим обліком націнок (знижок).
9. Матеріально-виробничі запаси, не належні організації, але що знаходяться в її користуванні або розпорядженні відповідно до умов договору, приймаються до бухгалтерського обліку на забалансові рахунки в оцінці, передбаченій в договорі.
10. Оцінка матеріально-виробничих запасів, вартість яких при придбанні визначена в іноземній валюті, проводиться в рублях шляхом перерахунку іноземної валюти по курсу Центрального банку Російської Федерації, що діє на дату ухвалення до бухгалтерського обліку організацією запасів за договором.
3.Документальне оформлення надходження і витрат матеріальних запасів.
Первинні документи по надходженню і витраті матеріальних запасів є основою організації матеріального обліку. Безпосередньо по первинних документах здійснюють попередній, поточний і подальший контроль за рухом, збереженням і раціональним використанням матеріальних ресурсів.
Первинні документи по руху матеріалів повинні ретельно оформлятися, обов'язково містити підписи осіб, що зробили операції, і коди відповідних об'єктів обліку. Контроль за дотриманням правил оформлення руху матеріальних ресурсів покладені на головного бухгалтера і керівників відповідних підрозділів.
Сировина і матеріали поступають від постачальників, підзвітних осіб, що купили матеріали у порядку готівкового розрахунку, від списання основних засобів, що прийшли в непридатність, і МБП, відповідного виробництва.
Для виконання виробничої програми підприємства визначають потребу в матеріальних ресурсах і набувають або проводять їх.
Надходження матеріальних цінностей від постачальників проводяться на підставі ув’язнених між покупцями і постачальниками господарських договорів купівлі-продажу. У договорах у обов'язковому порядку обмовляється: види тих, що поставляються ТМЦ, комерційні умови постачання, кількісні і вартісні показники ТМЦ, терміни виконання договору, порядок розрахунків. Операції купівлі-продажу товарів завжди супроводжується їх транспортуванням. Тому транспортні витрати – одна з обов'язкових статей витрат будь-якої організації, часто складова значну частку в об'ємі витрат.
Рух ТМЦ, що є результатом укладеного договору, оформляється спеціальними товаросупровідними документами. Переміщення ТМЦ без таких документів можливо тільки для фізичних осіб і повністю виключено для юридичних.
Товаророзподільні документи можна розділити на три групи: документи продавця, документи транспортних організацій, документи експедиторів. Всі три групи документів умовно можна об'єднати загальним поняттям «накладна», зміст і форма, якій міняється залежно від способу переміщення ТМЦ.
1. Накладна є як прибутковим, так і витратним документом. На підставі накладної проводять оприбутковування матеріальних цінностей, що поступають, або списання відпускних ТМЦ. Є загальні вимоги, які визначають юридичну законність і достовірність вказаних документів. Накладна повинна бути оформлена без помарок і виправлень і містити наступні дані: номер і дату виписки, найменування продавця і покупця, номер довіреності, що додається, підставу – номер і дата договору або рахунку або акту, найменування товарно-матеріальних цінностей, кількість, ціна одиниці, підсумкова сума, сума ПДВ, сума акцизу, сума податку на ГСМ, загальній сумі відступних ТМЦ, підписи відповідальних осіб з розшифровкою, відтиснення кругло друк продавця. Відпуск або заміна перерахованих реквізитів в накладній виключає її використання бухгалтером як виправдувальний документ довершених операцій і записів в облікових регістрах бух обліку. У накладній виділяється окремим рядком витрати по зберіганню, доставці і інші послуги. В цьому випадку можна ПДВ нараховувати на загальну суму. Кількість виписуваних екземплярів накладної звичайно складає не менше чотирьох і залежить від умов доставки товару від продавця покупцю. У практиці НАКЛАДНА сприймається як виправдувальний документ продавця.
2. Документами транспортних організацій є залізничні накладні і квитанції, накладні водного, автомобільного і авіаційного транспорту. Проте, на відміну від накладної, обов'язкової для продавця, вони не є виправдувальними документами в бухгалтерському обліку.
3. Документом експедитора є авансовий звіт з додатком накладної або ТТН.
4.Перевезення вантажів
4.1. Перевезення вантажів товарного характеру автотранспортом в міському, приміському і міжміському повідомленнях згідно п. 47 «Загальних правил перевезень вантажів автомобільним транспортом (затверджений 30.07.71)» виконується тільки за наявності відповідно оформленій товарно-транспортній накладній. ТТН є основним перевізним документом і призначений для обліку руху ТМЦ і розрахунків за їх перевезення автотранспортом і складається з двох розділів:
- транспортного, визначаючого взаємовідношення вантажовідправників-замовників автотранспорту з авто підприємствами, що виконали перевезення вантажів, і службовця для обліку транспортної роботи і розрахунків вантажовідправників з авто підприємствами за надані ними послуги з перевезення вантажів;
- товарного, визначаючого взаємовідношення вантажовідправників і оприбутковування їх у вантажоодержувачів.
Товарний розділ заповнюється продавцем товару і містить відомості про продавця і платника (найменування, адреси і банківські реквізити), відомості про товар і тир (артикул, найменування і короткий опис товару, кількість місць, брутто, нетто, вид упаковки, ціна, сума), сума ПДВ, підпису осіб, що вирішили відпустку товару, що відпустили і прийняли товар.
Транспортний розділ (відомості про вантаж) заповнюється в ході перевезення і містить наступні дані: дата, номер автомобіля і путнього листа, найменування і адреса замовника, товару, пункт вантаження і розвантаження. Крім того, указуються документи, наступні з вантажем, вид упаковки і кількість місць.
Прибувши по заявці до замовника, водій пред'являє службове посвідчення і шляховий лист, завірений друком авто підприємства. Вантажовідправник, завантаживши вантаж на автотранспорт у присутності водія, виписує ТТН в чотирьох екземплярах. Якщо відправник не надав водію авто підприємства належні оформлених товарно-транспортних документів на занурений або вивантажений вантаж, то вантаження і вивантаження не вважаються закінченими. Вантажі товарного характеру, не оформлені ТТН, авто підприємством до перевезення не приймаються.
Перевезення вантажів нетоварного характеру оформляється актом виміру або актом зважування. Якщо вантажовідправник відправляє однорідний вантаж в адресу одного вантажоодержувача на одну і ту ж відстань кілька разів в перебігу зміни, то такі перевезення дозволяється оформляти однієї ТТН, одним актом виміру або одним актом зважування сумарно на всю роботу, виконану автомобілем в перебігу зміни. Прийом вантажів до перевезення від вантажовідправника упевняється підписом шофера–експедитора у всіх екземплярах ТТН, один з яких вручається вантажовідправнику. Перший екземпляр з підписом водія-експедитора залишається на складі для списання відправленого товару з підзвітної суми комірника і виписки рахунку покупцю. ТТН на перевезення вантажів автотранспортом складається вантажовідправником для кожного вантажопокупця окремо на кожну поїздку автомобіля з обов'язковим заповненням всіх реквізитів, необхідних для повноти і правильності проведення розрахунків за роботу автотранспорту, а так само для списання і оприбутковування матеріальних цінностей. Це означає, що якщо на одному автомобілі одночасно перевозиться декілька партій вантажів в адресу одного або декількох одержувачів, ТТН виписується на кожну партію вантажів і кожному вантажоодержувачу окремо. Вантажовідправникам забороняється пред'являти, а авто підприємствам приймати до перевезення вантажі товарного і нетоварного характеру, не оформлені ТТН по вантажах товарного характеру, без вказаних вище товарно-транспортних документів.
Ця вимога розповсюджується на всі види перевезень вантажу, що виконуються вантажним автотранспортом, незалежно від умов оплати за його роботу.
4.2.Відправка вантажів залізничним транспортом оформляється перевізними документами. Порядок їх оформлення передбачений Статутом залізниці і «Правилами перевезення вантажів» від 22.06.65 року з доповненнями від 22.06.73 року «Перевізний документ залізниці» і складається з комплекту документів: типова залізнична накладна, дорожня відомість, корінець дорожньої відомості і квитанція в прийомі вантажу. Залізнична виписується в двох екземплярах після прийому вантажу від відправника представником залізниці. Будучи основним перевізним документом, накладна разом з дорожньою відомістю слідує з вантажем до станції призначення. Квитанція в прийомі вантажу до перевезення видається на станції відправлення вантажовідправнику. Корінець дорожньої відомості залишається на станції відправлення. Всі ці документи заповнюються відправником на машинці, що пише, під копірку при пред'явленні вантажу до перевезення. Після прибуття вантажу оформлена накладна видається вантажоодержувачу на руки після внесення вантажоодержувачем тих, що належать з нього за остаточним розрахунком платежів і розписки в дорожній відомості за одержаний вантаж. Накладна, одержана вантажоодержувачем, повинна мати наступні відмітки:
- у лівому нижньому кутку оборотної сторони накладної (гр.7) повинен бути проставлений календарний штемпель станції відправлення, в якому позначається дата прийому вантажу до перевезення;
- на станції призначення, на оборотній стороні в гр.8, проставляється штемпель станції призначення про час вивантаження вантажу і відмітка об видачі вантажу одержувачу.
Залізнична накладна складається в одному екземплярі відправником вантажу, тобто продавцем.
У залізничній накладній указуються: найменування залізниці тієї, що прийняла вантаж до перевезення, номер і дата накладної, найменування станції відправлення і призначення вантажу, найменування відправника і одержувача вантажу, найменування вантажу і його кількість. Станція відправлення, одержавши накладну відправника вантажу, приймає по ній вантаж і видають йому квитанцію про прийом вантажу до перевезення. Накладна слідує з вантажем за призначенням.
Квитанція є документом, що засвідчує ухвалення залізницею вантажу. Відправник вантажу (продавець), одержавши квитанцію, направляє її покупцю. Перевізний документ поєднує звичайну текстову інформацію з кодованою інформацією. Місця для кодованою інформацією обведені жирними рамками. Всі відомості, передбачені бланками, перевізного документа, повинні бути внесені відправником у відповідні графи. Стирання і помарки не допускаються.
4.3.Перевезення вантажів річковим транспортом регламентується Статутом внутрішнього водного транспорту і Правилами перевезень окремих видів вантажів і виконання комерційних операцій в портах, пристанях, а тек же на причалах вантажовідправників і вантажоодержувачів. При відправленні вантажів вантажовідправник зобов'язаний представити пароплавству накладну одночасно з пред'явленням вантажу. Форма накладної і правила її заповнення встановлюються МРФ. У посвідчення прийому вантажу до перевезення вантажовідправнику видається квитанція.
Накладна супроводжує вантаж на всьому шляху його проходження і видається вантажоодержувачу в пункті призначення разом з вантажем. На підставі накладний порт відправлення складає дорожню відомість, яка разом слідує вантажем і після видачі вантажу в пункті призначення залишається у пароплавства. Дата прийому вантажу до перевезення упевняється календарним штемпелем порту відправлення на накладній, квитанції і дорожній відомості. Накладні і квитанції складаються на ім'я конкретних вантажоодержувачів. Накладна водного транспорту нічим істотно не відрізняється від залізничної накладної.
4.4.Перевезення вантажів авіатранспортом у відповідності СТ.105 повітряного кодексу Російської Федерації оформляється договором повітряного перевезення вантажу і упевняється вантажній накладній аеропорту. Форма і правила заповнення накладної встановлюється вантажною службою Управління цивільною авіацією. Слід обернути на те, що при отриманні ТНЦ з-за кордону від іноземних Продавців наявність накладної (інвойса) або транспортній накладній (коносамента) для їх оприбутковування недостатньо. По цих документах навіть при їх належному оформленні, можна, оприбутковувати ТМЦ тільки від юридичних осіб, зареєстрованих в Російській Федерації. Підставою для оприбутковування ТМЦ, що поступають з-за кордону є митна декларація. Підставою для оприбутковування ТМЦ, від приватних осіб є Договір купівлі-продажу з обов'язковою вказівкою адреси і паспортних даних Продавця, замінюючі в даному випадку накладну. Відпустка ТМЦ приватним особам здійснюється в основному через підприємства різні торгівлі з оплатою через касовий апарат. Підставою для їх списання в цьому випадку є касова стрічка і торговий звіт касира. Якщо ТМЦ відпускаються приватним особам з оплатою по прибутковому касовому ордеру, то підставою для їх списання є фактура рахунку що приймається до прибуткового ордера.
Надходження сировини, матеріалів на підприємство може здійснюватися вище описаними способами, тобто залізничним, автомобільним, морським і іншими видами. Постачання через посередника може здійснюватися тільки за допомогою договору про постачання.
Поступають в організацію оформляють бухгалтерськими документами в наступному порядку.
Разом з відвантаженням продукції постачальник висилає покупцю розрахункові та інші супровідні документи. Розрахункові та інші документи, пов'язані з надходженням матеріалів, поступає в бухгалтерія, де перевіряється правильність їх оформлення, після чого їх передають відповідальному виконавцю по постачанню.
У відділі постачання по документах, що поступають, перевіряють відповідність об'єму, асортименту, термінів постачання, цін, якості матеріалів і іншим договірним умови. В результаті такої перевірки на самому розрахунковому або іншому документі роблять відмітку про повний або частковий акцепт. Оплати за такі постачання може бути здійснена у вигляді передоплати, акредитивом, чеком, готівкою, безготівковим розрахунком, або на бартерній основі.
Крім того, відділ постачання здійснює контроль за надходженням вантажів і їх розшук. З цією метою у відділі постачання ведуть Журнал обліку вантажів, що поступають, в якому указують: реєстраційний номер, дату запису, найменування постачальник, дату і номер транспортного документа, номер, дату і суму рахунки, рід вантажу, номер і дату прибуткового ордера або акту про приймання запитів про розшук вантажу.
Перевірені платіжні вимоги з відділу постачання передають в бухгалтерію, а квитанції транспортних організацій – експедитору для отримання і доставки матеріалів.
Експедитор приймає на станції прибулі матеріали по кількості місць і масі. При виявленні або ознак, що викликають сумнів вантажу він може зажадати від транспортної організації перевірки вантажу. У разі виявлення недостачі, псування матеріалів складається комерційний акт в двох екземплярах, який служить підставою для пред'явлення претензій до транспортної організації або постачальника. У її адресу прямує
претензійний лист з додатком документів (акт, накладна, квитанція) і пропозиція відшкодувати суму збитків.
Для пред'явлення претензій до транспортних організацій законом встановлений шестимісячний термін. Транспортна організація в перебігу трьох місяців зобов'язані розглянути претензію і повідомити заявника про своє рішення. Якщо претензія відхилена або залишена без відповіді, заявник має право пред'явити позов до арбітражного суду в двох місячний термін з часу отримання відмови або часу, коли закінчилися терміни відповіді на претензійний лист.
Для отримання матеріалів з складу експедитору видають наряд і довіреність, в яких указують перелік матеріалів, що підлягають отриманню. Довіреність виписується бухгалтерів або іншим працівником бухгалтерії. Довіреність заповнюється в одному екземплярі і підписується керівником і головним бухгалтером організації. Відривна частина довіреності видається під розписку працівнику організації, уповноваженому на отримання ТМЦ, а корінець довіреності залишається в бухгалтерії організації. Термін на який може бути виданий довіреність встановлюється як правило п'ятнадцять днів. Прийняті вантажі, одержані матеріали експедитори доставляють на склад підприємства і здає завідувачу складу, який перевіряє відповідність кількість і якість матеріалу в даним рахунку постачальника.
Ухвалення комірником матеріали оформляють прибутковими ордерами типова міжгалузева форма №М-4. Прибутковий ордер підписують завідувач складом і експедитор.
Матеріальні цінності прибуткують у відповідних одиницях вимірювання. За відсутності розбіжності між даними постачальника і фактичними даними дозволяється здійснювати оприбутковування матеріалів без виписки прибуткового ордера. В цьому випадку на документі постачальника проставляють штамп, відтисненнях якого містяться основні реквізити прибуткового ордера.
У тих випадках коли кількість і якість прибулих на склад матеріалів не відповідає даним рахунку постачальника, приймання матеріалів проводить комісія і оформляє акт об приймання матеріалів форма М-7, яка служить для пред'явлення претензій постачальнику.
У складі комісії повинні бути представник постачальника або представник незацікавленої організації.
Експедитор всі документи по доставлених на склад товару – матеріальним цінностям з відміткою комірника в їх прийманні здає в свою бухгалтерію для списання з нього виданої раніше довіреності. Для звіту за
одержану готівку засобу експедитор складає авансовий звіт з додатком документів, підтверджуючих як факт придбання ТМЦ (чеки, фактура рахунку та інші), так і факт здачі їх на склад (приймальна фактура і прибутковий ордер. Матеріальні цінності поступають на склади і зберігаються під спостереженням матеріально-відповідальних осіб з якими укладають договір про матеріальну відповідальність.
Надходження на склад матеріалів власного виготовлення, відходів виробництва та інші оформляють одну або багаторядковими вимогами – накладними, які виписують цехи-здавальники в двох екземплярах: перший є підставою для списання матеріалів з цеху здавальника, другий прямує на склад і використовується як прибутковий документ.
Матеріали, одержані від розбирання і демонтажу будівель і споруд, прибуткують на підставі акту про оприбутковування матеріальних цінностей № М-35, одержаних розбиранні і демонтажі будівель і споруд.
Підзвітні особи набувають матеріалів в організаціях торгівлі у інших організацій і кооперативів на колгоспному ринку або у населення за готівку. Документом, підтверджуючим вартість придбаних матеріалів, є товарний рахунок або акт (довідка), що складається підзвітною особою, в якій він изличает зміст господарської операції з вказівкою дати, місця покупки, найменування і кількості матеріалів і ціни, а також даних паспорта продавця товарів. Акт (довідку) пропонують до авансового звіту підзвітної особи.
Матеріали відпускають з складу організації на виробничі споживання, господарські потреби, на сторону, для переробки і у порядку реалізації зайвих і неліквідних запасів.
Для забезпечення контролю за витрачанням матеріалів і правильного документального його оформлення організації здійснюють відповідні організаційні заходи. Важливою умовою контролю за раціональним використанням матеріалів, наприклад, являються їх нормування і відпустка встановлених лімітів.
Всі служби підприємства повинні мати список посадовців, яким представлено право підписувати документи на отримання і відпустку склади матеріалів, а також видавати дозвіл на вивіз їх з підприємства. Матеріали, що відпускаються, повинні бути точно зважені, зміряні і підраховані.
Витрата матеріалів, що відпускаються у виробництві і на інші потреби щодня, оформляють лімітно-огорожними картами форма №М-8. Їх виписує плановий відділ в двох екземплярах на один або декілька видів матеріалів і, як правило, строком на один місяць.
Один екземпляр лімітно-огорожної карти вручають цеху-одержувачу, інший – складу. Комірник записує кількість відпущеного матеріалу і залишок ліміту в обох екземплярах карти і розписується в карті цеху – одержувача. Представники цеху розписуються в отриманні матеріалів в карті, що знаходиться на складі.
Відпустку матеріалів з складів проводять в межах встановленого ліміту. Понад лімітну відпустку матеріалів і заміну одного матеріалу іншим (за відсутності матеріалу на складі) оформляють випискою окремої вимоги-накладної форма №М-11 на заміну. При заміні в лімітно – збірній карті замінюваного матеріалу роблять запис «заміна, дивися вимоги №00» і зменшують залишок ліміту.
Якщо матеріали з складу відпускаються не часто, то їх відпустку оформляють одне – або багаторядковими вимогами – накладними на відпустку матеріалів, які виписуються цехом одержувачем в двох екземплярах: перший, з розпискою комірника, залишається в цеху, другий з розпискою одержувача у комірника.
Для обліку руху матеріалів усередині підприємства приймають однорядкові або багаторядкові вимоги накладні. Накладні складають матеріально відповідальних осіб ділянки, що відпускає цінності, в двох екземплярах, один з яких залишається на місці з розпискою одержувача, а другий з розпискою особи, що відпускає цінності, передається одержувачу цінності.
Відпустка матеріалів стороннім організаціям або господарствам своєї організації, розташовані за її межами, оформляють накладними на відпустку матеріалів на сторону форма № М-15, які виписує відділ постачання в двох екземплярах на підставі нарядів, договорів і інших документів. Далі працівник бухгалтерії на підставі учбових даних указує в накладній ціну і загальну суму матеріальних цінностей, що відпускаються на сторону, а також розраховує податок на додану вартість що приходить на них. Перший екземпляр накладної залишається на складі і є підставою для аналогічного або синтетичного обліку матеріалів, другий передається одержувачу матеріалів.
Якщо матеріали відпускаються з подальшою оплатою, то перший екземпляр служить також для виписки бухгалтерії розрахунково-платіжних документів.
З 26 лютого 2000 року застосовується нова форма рахунку-фактури, затверджена ухвалою Уряду Російської Федерації від 19.01.2000 року №46. Змінений перелік обов'язкових реквізитів рахунку-фактури, і отже, у формі цього облікового документа з'явилися нові графи: «Країна походження» і «Номер вантажної митної декларації». Бланк рахунку-фактури може бути виготовлений способом, друкарні, або самостійно за допомогою комп'ютера.
Фактури рахунку складається в двох екземплярах.
Перший екземпляр передається покупцю не пізніше 10 днів з дня відвантаження товару або отримання авансу, другий залишається у організації, що продала цей товар. Рахунки - фактури складаються російській мовою і може бути заповнений як з використанням комп'ютера або що пише машинки, так і від руки.
У фактурі рахунку не допускається стирання і помарки. Виправлення завіряються підписом керівника і друком постачальника. Необхідно також вказати дату, коли ці виправлення зроблені.
Заповнений фактура рахунку підписується керівником і головним бухгалтером організації постачальника, а також працівником, відповідальним за відпустку товарів. Після цього фактура рахунку скріпляється друком організації.
Перший екземпляр залишається покупцю, другий залишається у продавця.
5.Організація складного обліку
матеріалів.
Для забезпечення виробничої програми відповідними матеріальними ресурсами на підприємствах створюються спеціалізовані склади для зберігання основних і допоміжних матеріалів, палива, запасних частин. Окрім центральних заводських складів в структурних різних підрозділах організації можуть бути комори, що виконують функції проміжних складів. Кожному складу наказом по підприємству привласнюється постійний номер, який надалі указується на всіх документах, що відносяться до операцій даного складу. Склади повинні бути забезпечені справними вагами, вимірювальними приладами і мірною тарою.
На складах матеріальної цінності розміщують по секціях, а усередині них по групах, типу – і сорторозміром в штабелях, ящиках, контейнерах, на стелажах, полицях, осередках, піддонах, що забезпечує швидке їх приймання, відпустку і контроль за відповідністю фактичної наявності встановленим нормам запасом (ліміту).
На кожен номенклатурний номер матеріалів комірника заповнює матеріальний ярлик і прикріплює його до місця зберігання матеріалів. У ярлику указують найменування матеріалів, номенклатурний номер, одиницю вимірювання, ціну і ліміт наявності матеріалів.
Облік руху і залишків матеріалів здійснюють в картках обліку матеріалів форма №М-17. На кожен номенклатурний номер відкривають окрему картку, тому облік називають сортовим обліком і здійснюють його тільки в натуральному виразі і регламентуються «Основними положеннями по обліку матеріалів на підприємствах і будівництвах», затвердженим Мінфіном СРСР 30.04.74г. №103. При першому надходженні якого-небудь матеріалу комірника сповіщає бухгалтера. Бухгалтер відкриває картку, реєструє в оборотній відомості і під розпис у відомості видає комірнику. Такий порядок ставить за мету забезпечити збереження карток. На підприємстві може бути встановлений і інший порядок відкриття карток. Із-за віддаленості складу від бухгалтерії або великого завантаження комірника, він сам відкриває картки, а у встановлений період звіту він пред'являє нові картки в бухгалтерію для виконання процедури їх реєстрації в установленому порядку. Матеріали на складах враховуються в картках складського обліку, що відкриваються на кожне окреме найменування матеріалу. У картках указують найменування матеріалу, номенклатурний номер, розмір, сорт, місце зберігання, одиниця вимірювання, облікова ціна, балансовий рахунок, норма запасу і інші дані.
Запис в картках комірник ділить на підстави первинних документів в день здійснення операцій.
Після кожного запису по надходженню або вибуттю матеріалів в картці слід внести залишок за матеріалом даного вигляду. Сукупність всіх складських карток складають складську картотеку. У картотеці картки розміщують по облікових групах – за однорідними матеріалами (метали, будівельні матеріали, запасні частини, канцелярські товари і тому подібне). Ведення обліку матеріалів допускається також в книзі обліку матеріалів, яка містить ті ж реквізити, що і картка обліку матеріалів.
Первинні документи після запису їх даних в картки обліку передають в бухгалтерію; сюди ті передають лімітно-огорожні карти у міру використання ліміту, але не пізніше за перше число наступного місяця. Здачу документів оформляють реєстром, в якому указують найменування і номери документів, що здаються.
У цехах, що мають комори, а також в підзвітних організаціях (пункти, відділення) матеріально відповідальні особи складають місячні звіти про залишки і рухи матеріалів в підзвітній сумі і представляють їх в бухгалтерію. У звітах містяться відомості про залишки матеріалів на початок місяця, їх надходження, витраті і залишку на кінець місяця. У звітах майстрів заводів разом з фактичною витратою матеріалів указують їх витрату по нормі.
6.Облік матеріалів в бухгалтерії і його взаємозв'язок з складським обліком.
Всі первинні документи по руху матеріалів з складів і підрозділів підприємства поступають в бухгалтерію. Працівники бухгалтерії зобов'язані здійснювати дієвий контроль за законністю,
